La gestion des connaissances (en anglais, knowledge management) est une démarche en gestion qui regroupe l’ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques. En premier, cela permet de percevoir, d’identifier, d’analyser et d’organiser autant que de mémoriser, de partager les connaissances des membres d’une entreprise – les savoirs créés par l’entreprise elle-même (ex. marketing, recherche et développement) ou acquis de l’extérieur (intelligence économique) – en vue d’atteindre un objectif fixé.
Dans le domaine de l’entreprise ou plus globalement d’une entreprise, la gestion des connaissances sert surtout à capitaliser les connaissances accumulées dans l’entreprise. Cette capitalisation prend généralement la forme de méthodes d’aides à la diffusion et l’organisation de documents.
Ainsi, la gestion des connaissances dans une entreprise prend la forme d’une gestion documentaire. Autant que pour conserver les documents internes et pour cibler et capitaliser les documents externes qui peuvent être jugés utiles.
Réutiliser votre gestion des connaissances avec vos outils
Face à la quantité de données disponibles et potentiellement intéressantes pour l’entreprise, le domaine de gestion des connaissances englobe également tous les outils. Aussi les travaux de recherche qui ont la vocation de simplifier la réutilisation de ces données. Particulièrement au sein des entreprises comme avec les plates-formes de réseaux sociaux ou les technologies du Big Data.
La gestion des connaissances s’appuie sur différentes disciplines telles que la théorie des organisations, les sciences cognitives, les sciences sociales, les sciences de l’information et de la communication et l’informatique.
Il est nécessaire en gestion des connaissances de faire la distinction entre les données, les informations, les connaissances considérées comme des composantes qui mènent vers la prise de décision, et l’action. Une information est par définition une donnée interprétée. En d’autres termes, la mise en contexte d’une donnée crée de la valeur ajoutée pour constituer une information.
Les différentes formes de connaissances
On peut considérer la connaissance comme une information comprise, c’est-à-dire assimilée et utilisée, qui permet d’aboutir à une action. Nonaka et Takeuchi (deux experts du knowledge management) différencient deux formes de connaissance : une connaissance tacite et une connaissance explicite.
La connaissance tacite : c’est la connaissance que possèdent les individus. Elle n’est pas formalisée et difficilement transmissible. Ce sont les compétences, les expériences, l’intuition, les secrets de métiers, qu’un individu a acquis et échangés lors d’échanges internes et externes à l’entreprise. La connaissance tacite se transmet par imitation et imprégnation. On le sait sans le savoir. On met en œuvre des pratiques sans vraiment s’en rendre compte.
La connaissance explicite : c’est la connaissance formalisée et transmissible sous forme de documents réutilisables. Ce sont les informations concernant les processus, les projets, les clients, les fournisseurs, etc.
La connaissance explicite se transmet par des documents formalisés et normalisés.
L’utilisation des connaissances dans le contexte d’activité s’appelle du savoir-faire ou des compétences. La conceptualisation de ces savoir-faire et compétences et l’expérience de ces situations de travail forment ce que l’on appelle l’expertise.
La création de valeur avec vos connaissances
Les entreprises peuvent créer de la valeur grâce à la gestion des connaissances. De plus en identifiant leurs connaissances (savoirs et savoir-faire) critiques, et ce qui représente leurs forces et leurs faiblesses.
De plus, trouver des pistes de solutions pour développer de nouvelles connaissances critiques que ce soit à l’interne ou à l’externe.
Par exemple avec l’acquisition de connaissances par l’achat d’entreprise ou la création d’une coentreprise) pour venir soutenir la stratégie d’entreprise actuelle ou souhaitée.
Le départ à la retraite des baby-boomers, ou bien les démissions et les promotions peuvent amener une perte d’expertise dans les organisations. Une bonne stratégie de gestion des connaissances permet un meilleur transfert des connaissances entre les employés seniors et les juniors.
Les compétences, les métiers, les savoirs, les savoir-faire et les brevets constituent une richesse dans une entreprise. L’entreprise doit savoir faire fructifier ce capital immatériel. De plus, la gestion de ce capital permet d’améliorer la performance d’une organisation.
En raison de la motivation du personnel dont les connaissances sont ainsi valorisées.
Les experts sont ainsi encouragés à développer une culture du partage qui facilite la capacité d’innovation au sein de l’entreprise. Cela vient améliorer le recrutement et la rétention de la main-d’œuvre, un enjeu crucial chez bien des PME au Québec.
