Meilleures pratiques en gestion de la documentation en R&D pour les projets de recherche et de développement.
L’information créée lors de la recherche, de l’amélioration ou du développement de nouveaux produits devrait faire partie d’un processus de bonnes pratiques de documentation en R&D dans l’entreprise.
La gestion de la documentation permet de mieux structurer l’information technique et financière de chacun des projets de recherche. Elle permet un meilleur suivi des projets R&D et évite la perte d’information en cas de roulement de personnel.
Elle permet de ne pas oublier de dépenses reliées aux projets et de prouver que ces activités ont bien eu lieu lors des vérifications, comme par exemple, à la suite d’une visite des vérificateurs de Revenu Canada dans le cadre des demandes de crédits d’impôt à la recherche scientifique et au développement expérimental (RS&DE). Elle permet souvent d’éviter un refus ou des coupes importantes pour l’obtention des crédits d’impôt, même si les projets ont été acceptés a priori.
La mise en place de bonnes pratiques de documentation aide aussi le personnel à instaurer de meilleures habitudes reliées à un suivi plus rigoureux afin de lui permettre de mieux comprendre les défis et les problématiques reliés aux projets afin de participer de façon plus efficace et d’augmenter la motivation et la collaboration de chacun des membres de l’équipe.
Meilleures pratiques en gestion de la documentation en R&D : quelques critères importants dans le cadre du programme de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE)
La gestion de la documentation R&D permet aussi de bénéficier de subventions ou de crédits d’impôt pour les entreprises. Par exemple, pour les projets qui seront présentés lors d’une demande de crédit d’impôt à la RS&DE, il est important de spécifier :
- L’objectif et la description du projet,
- La base de connaissance, c’est-à-dire l’expertise de l’entreprise et de ses sous-traitants en R&D,
- Les incertitudes scientifiques et technologiques,
- Le contenu scientifique ou technologique, y compris les travaux effectués pour surmonter les obstacles,
- Les avancements technologiques.
La documentation stratégique tels les hypothèses de solution, les plans d’expérimentation, les protocoles et les rapports d’essai sont tous des documents importants à la gestion documentaire. Le personnel impliqué et les heures travaillées par projet, les activités réalisées, le matériel consommé, les contrats de sous-traitance, les factures et plusieurs autres informations supplémentaires sont essentiels à l’optimisation du remboursement des dépenses par le programme de crédits d’impôt à la RS&DE.
Cette documentation peut se faire à l’aide de logiciels spécialisés ou elle peut être intégrée à même vos procédés et vos façons de faire. Le type d’information dépendra du secteur d’activité de l’entreprise. Pour chaque projet, il est essentiel de bien comprendre quelles sont les informations à documenter en fonction du besoin de l’entreprise et des exigences de certains programmes de soutien à l’innovation en entreprise.
D’autres bonnes raisons !
La mise en place de bonnes pratiques de documentation en R&D permet également, par exemple, d’organiser la structure du département de R&D, de mieux comprendre ses dépenses afin de prendre des décisions stratégiques, de sécuriser les informations, d’éviter la perte de mémoire de l’entreprise, de former de nouveaux employés, d’optimiser les remboursements en permettant de ne pas oublier de dépenses admissibles. Elle permet aussi de maximiser les chances de succès lors des vérifications dans les demandes de crédits d’impôt RS&DE.
