Avez-vous comme objectif de vous démarquer de votre concurrence? Pensez-vous prendre de l’avance sur un marché? En plus de diriger vos efforts vers le développement de vos produits, vos technologies et vos opérations de transformation. Le programme de crédit d’impôt RSDE est peut-être pour vous. Comme entreprise, pour favoriser une bonne gestion, c’est votre devoir d’aller chercher les subventions R&D auxquelles vous avez droit.
Ne pas tenir compte de ce fait se résume à se laisser mourir à petit feu dans le monde changeant d’aujourd’hui. Une entreprise se doit de prendre en charge son développement avec sérieux et de rester concentrée sur de nouvelles possibilités. I
ll s’agit là d’intégrer une culture de recherche et développement (R&D). Pour plusieurs dirigeants, c’est un changement de pensée qui rend très inconfortable.
Force est de constater que l’harmonie entre les départements n’est pas toujours chose facile dans le feu de l’action.
Sans généraliser, il est assez courant que la production tente d’optimiser les volumes et de réduire ses coûts, que le département de la qualité (conscience de l’entreprise) souhaite modérer les ardeurs de la production qui recircule des lots ou dévie légèrement des règles établies et que souvent, notre parent pauvre, celui de la R&D essaie de se frayer un chemin dans le labyrinthe des activités courantes de transformation, faisant figure de trouble-fête. Je vois déjà certains gestionnaires ou propriétaires d’entreprise sourire en lisant ces lignes ! 
Programme de crédit d’impôt RSDE : est-ce pour vous?
Entrepreneur, gestionnaire, responsable de département d’une manufacture, que diriez-vous de créer un fil conducteur rassemblant les différents départements ? Oui, la RSDE peut servir de projet mobilisateur ! Ty Bennett, dans son ouvrage intitulé Le partenariat : le nouveau leadership, souligne un principe de leadership important : « les gens apportent leur soutien à ce qu’ils ont contribué à créer ».
Comme responsable d’une organisation, que diriez-vous d’instaurer une approche de gestion des avancements technologiques ? Cela pourrait être une occasion de renforcir le travail d’équipe. En plus d’être un outil de financement, le programme de RSDE pourrait devenir une occasion d’intégrer une philosophie de gestion axée sur l’innovation.
Évidemment, cela ne se réalise pas sans heurt. J’entends déjà certains me dire « Ouais, mais ça prend du temps pour gérer ces activités. Et que dire de la fameuse documentation. »
Votre entreprise mérite-t-elle un meilleur futur?
Vous me permettrez de vous suggérer quelques questions en guise de réflexion. Comme entrepreneur, est-ce que votre entreprise est considérée comme un payeur de taxes au Canada et dans votre province ? Est-ce que vous souhaitez assurer la pérennité de votre organisation ? Comme leader, vous avez usé de votre influence sur des personnes de votre entreprise afin qu’elles se joignent à votre équipe. Ne serait-il pas honorable de prévoir pour elles un meilleur futur ?
La R&D est un passage obligé si vous désirez atteindre de nouveaux sommets, alors pourquoi ne pas en profiter ? Au lieu de regarder les aspects négatifs, il serait peut-être sage de vous concentrer sur l’impact positif à long terme sur les équipiers et, pourquoi pas, sur les retours de crédits d’impôt potentiels. De toute façon, il vous faudra décider d’avancer et, par conséquent, cela impliquera des dépenses d’entreprise. Vous pouvez considérer des visions opposées, celle de la stagnation ou de la négation, mais ça pourrait vous coûter cher, ultimement.
Le département R&D est un vrai générateur d’actifs pour une entreprise
Comme dans la gestion des taxes ou des finances d’une entreprise, il y a des dépenses implicites qui doivent être supportées lors des opérations, des suivis et des contrôles monétaires. Nous sommes contraints d’organiser des pièces justificatives. Que penseriez-vous, comme gestionnaire et décideur, d’envisager le département de R&D comme ayant aussi des activités de gestion, des obligations, des contrôles. Oui, ce département a lui aussi son petit côté clérical.
Comme la comptabilité a ses bonnes pratiques, il en est de même avec le programme de RSDE. En structurant de bonnes pratiques de gestion et de suivi des activités de R&D, les documents afférents au déroulement des projets admissibles se créeront d’eux-mêmes. Comme en comptabilité, il existe des registres à maintenir, des catégories de dépenses à classer, des règles fiscales par type de dépense selon les principes comptables généralement reconnus.
Qu’est-ce que le programme de crédit d’impôt RSDE exige?
Il en est de même pour la gestion des évidences du programme de crédit d’impôt RSDE, car le programme exige de conserver des preuves, des traces des activités de R&D. Je vous suggère de baser l’organisation des faits de vos activités de recherche pour satisfaire, autant que possible, les requêtes éventuelles de l’Agence de revenu du Canada (ARC), Revenu Québec (RQ).
Essentiellement, un examinateur de l’ARC souhaite :
- constater des évidences (terme utilisé par l’ARC pour signifier « les preuves ») concernant la description du projet (description, documents scientifiques consultés, objectifs à atteindre) ;
- connaître l’expertise de l’équipe de R&D (interne et externe) ;
- comprendre les obstacles et les limites (technologiques et scientifiques) qui constituent, dans votre contexte, des murs à franchir (incertitude) ; ce qui est un problème ou une barrière technologique ;
- consulter des documents (papiers, photos, vidéos, tableaux, graphiques, feuilles de données, rapports de progrès, etc.) qui permettent de discriminer, de séparer en section, le temps par activité et qui mettent en évidence les travaux réalisés en lien avec le projet ; et
- saisir les avancements que vos activités vous ont permis d’atteindre.
Néanmoins, plusieurs subtilités devraient aussi apparaître dans l’ensemble de vos pièces de puzzle de gestion. Entre autres, vous devriez être vigilant en vous assurant que :
- des hypothèses composent votre documentation ;
- des protocoles expérimentaux ont été rédigés,
- vous puissiez accéder à
- des cahiers de laboratoire ;
- des copies des contrats de sous-traitance ou des subventions reçues ;
- des copies de communications ;
- des exemplaires de factures ;
- des preuves de paiements, etc.
Je ne saurais insister suffisamment sur le fait qu’un expert dans le domaine devrait vous accompagner. L’expert peut vous accompagner dans l’ensemble du processus, ou, à tout le moins, pour le démarrage.
Les aspects financiers sont incontournables pour le ministère du Revenu
Puisque le programme de crédit d’impôt de RSDE relève du ministère du Revenu, il va sans dire que les aspects financiers sont incontournables. Je vous recommande donc que les activités comptables se conforment en tout point à la Loi sur le revenu, bien entendu. Il ne faut pas négliger que ce cadre rigoureux de gestion de la R&D permet à votre entreprise de disposer aussi d’un outil de décision d’entreprise.
Dans certaines situations, il devient possible d’accorder une valeur aux efforts consentis au développement d’une technologie. Dans le cas d’achat, de vente de l’entreprise, de la vente ou de l’émission d’actions pour l’introduction des nouveaux partenaires, de besoins de financement, etc., l’attention portée aux activités de R&D pourrait bien se transformer en outil de négociation.
Durant mon parcours professionnel, j’ai constaté que l’implantation de règles de gestion de l’innovation a été salutaire pour plusieurs entrepreneurs de PME. Le simple fait d’avoir structuré et géré les activités de R&D avec soin leur a permis de se positionner favorablement dans les cas de conflits avec leur personnel, surtout dans des situations de licenciement. Une gestion adéquate du département de R&D leur a évité la perte de leur savoir-faire. Cela dit, ces documents se sont avérés une excellente source de formation pour ceux qui prenaient la relève.
Pour un entrepreneur visionnaire et avant-gardiste, cela représente une belle sécurité et réduit le stress lié à des événements potentiels. Conserver les renseignements stratégiques à l’intérieur de l’entreprise représente une rétention de sa mémoire institutionnelle. C’est un des bienfaits de ces mesures de gestion, même si, de prime abord, on pourrait les considérer comme étant contraignantes. N’hésitez pas à me joindre pour discuter de vos cas particuliers.
