Cette étude de cas est écrit par Louise Lahaie, V-P de Collabox, logiciel de gestion d’entreprise
L’histoire vraie d’une entreprise qui gagna en productivité pour aller plus loin!
Le profil de l’entreprise
Voici le cas d’une entreprise de production alimentaire québécoise spécialisée en gâteaux et cupcakes possédant 5 boutiques et une cuisine centralisée.
Victime de son succès, les commandes ont augmenté rapidement, les demandes de gâteaux spécialisés et le service corporatif ont gagné en popularité. Les impacts pour la gestion des commandes, la facturation et la production sont donc apparus rapidement.
Les éléments déclencheurs
Plusieurs éléments ont déclenché le besoin d’optimiser ses processus, de la commande à la livraison.
- La méthode utilisée pour saisir les commandes par téléphone, courriel ou en boutique n’était pas standardisée. Le petit « formulaire-papier fait maison » ayant des cases à cocher et un espace pour décrire les spécificités du client était devenu inefficace.
- Le « tableau de production » était constitué des murs de la cuisine. Ainsi passait les « formulaire-papier » de mur en mur, selon les étapes de la production. Parfois ils tombaient par terre et cela se traduisait par une commande perdue.
- Les employés de la cuisine passaient plus de temps que voulu pour structurer leur travail et comprendre adéquatement les commandes.
- Il n’y avait pas de liens automatisés entre la commande-web, le comptoir-caisse et la cuisine. Il fallait donc retranscrire les informations et les annoter à la main.
- La gestion des achats demandait beaucoup de temps, on stockait beaucoup plus que la production l’exigeait.
- Des chiffriers-maison et différents systèmes hermétiques entre eux ne permettaient pas aux propriétaires d’obtenir facilement, rapidement et en temps réel des données sur la rentabilité de la production, la productivité des opérations et des ressources humaines et ultimement sur celle de l’entreprise.
- Beaucoup d’information n’était pas noté: certaines commandes étaient oubliées sur les tablettes, le service de livraison n’ayant jamais été avisé.
Il était temps de faire autrement et de travailler avec des outils performants. La productivité est devenue le mot d’ordre pour effectuer une transformation numérique. Un logiciel de gestion d’entreprise devenait la solution.
Les solutions de productivité avec un logiciel de gestion d’entreprise
- Des liens automatisés entre les systèmes de commande et la production (cuisine).
- Des commandes standardisées par une interface web.
- Un système de code à barre, accessible sur le cellulaire pour renseigner sur l’avancement d’une commande.
- Un tableau de production numérique qui permet d’afficher les commandes en temps réel, les étapes de production, les délais de livraison, les personnes affectées aux différentes tâches.
- Un système efficace pour gérer l’inventaire des produits et optimiser la gestion des achats.
- Une base de données qui permet la saisie unique des informations-clients accessible par tous les employés de l’entreprise.
- Des indicateurs visuels de l’état de la livraison en temps réel.
- Des rapports performants et faciles d’analyse permettant d’obtenir toutes les données nécessaires à une gestion financière solide.
La réussite
L’organisation de la productivité avec un logiciel de gestion d’entreprise a permis à cette entreprise d’optimiser ses processus de production, d’améliorer la qualité du service à la clientèle, d’avoir des employés heureux de travailler dans un environnement organisé, d’éliminer des tâches répétitives sans valeur ajoutée, de se structurer, de gagner du temps, bref d’être plus productif.
Quand la cliente nous écrit : « mais comment on faisait avant? », cela nous indique que nous avons réussi l’enjeu de la productivité!
Cette étude de cas est une commandite de Collabox.
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