Votre entreprise mérite un bilan de santé
Qu’est-ce que votre voiture, votre santé, votre maison, votre dentition et votre ordinateur ont en commun ? Ils subissent tous un examen, une vérification régulière. Vous n’hésitez pas à les soumettre à un expert pour les faire examiner dans le but de régler les petits problèmes que vous avez identifiés, d’en déceler de nouveau avant qu’ils ne deviennent plus sérieux. Vous êtes proactifs à éviter les problèmes et à déceler les situations qui méritent votre attention.
Pourquoi votre entreprise ne mérite-t-elle pas cette attention ?
La majorité d’entre nous s’entendent pour dire qu’ils passent la plus grande partie de leur temps dans leur entreprise. Une partie de ceux-ci diront que leur entreprise représente leur patrimoine, leur lègue tant personnel que social.
Dans cette perspective, il est difficile de comprendre que bien peu d’entreprises se soumettent volontairement à des vérifications à moins d’en être obligées dans le cadre d’audits ou d’inspections règlementaires, ou dans le cas de transfert d’entreprises.
Inspections obligatoires
Le problème avec les inspections obligatoires se situe sur le plan de l’objectif et donc des conséquences. De plus, ces vérifications se limitent dans leur couverture, puisqu’ils se concentrent sur un nombre limité de sujets. Quand on considère la nature punitive de ce type d’inspection, le réflexe en est un de méfiance et de protection, pouvant même aller jusqu’à un « contournement » de la vérité pour éviter des pénalités ou cacher certains faits. Ces facteurs éliminent les bénéfices positifs réels que les vérifications pourraient avoir pour l’entreprise.
Inspections volontaires
Que ce soit pour les employés, la direction ou les propriétaires, la réussite en entreprise peut se résumer à trouver un moyen pour ajouter de la valeur et protéger l’entreprise. La vérification « constructive » des rouages de l’entreprise répond certainement à ces critères, surtout lorsque l’objectif d’une vérification est de bien comprendre la source des problèmes, de découvrir ceux qui existent, mais qui ne sont pas visibles et de prévoir ce qui pourrait avoir des effets négatifs importants. Par surcroît, revoir l’ensemble des secteurs de l’entreprise peut procurer des informations précieuses pour les décideurs.
Il y a plusieurs options pour permettre aux entreprises de s’évaluer : d’autodiagnostics en passant par des évaluations accompagnées, des certifications et des vérifications agréées; l’important est de déterminer quels sont les objectifs et les moyens/ressources à y consacrer.
Avoir des objectifs clairs
En matière d’objectifs, il est recommandé d’être clair pour obtenir des résultats concrets permettant des actions. Par exemple :
- Constater comment les pertes subies sont documentées et si les causes sont claires.
- Circonscrire les endroits où l’entreprise est plus susceptible de subir une fraude interne.
- Évaluer le niveau de préparation des équipes dans l’éventualité d’une interruption majeure des activités.
- Observer si les pratiques et les processus sont bien compris et appliqués.
- Comprendre quelles sont les plus grandes vulnérabilités de l’organisation.
- Déterminer si la qualité des produits/services livrés respecte les attentes de la direction.
- Trouver les 5 plus gros problèmes de l’entreprise – à ne pas confondre avec les symptômes.
- Déterminer si les projets et les plans sont alignés avec les objectifs d’affaires.
Les conditions gagnantes au diagnostic d’entreprise
Il faut aussi mettre en place les conditions de succès pour de telles initiatives :
La communication : si ce n’est déjà fait, il faut partager à tous les employés et les partenaires la nature et l’étendue de l’exercice et les objectifs. Lorsque ce sera terminé, il faut partager les résultats et les mesures qui seront prises. En plaçant un contexte autour de l’initiative, la culture de l’entreprise pourra en bénéficier, particulièrement la communication.
Priorisation : prioriser cet exercice ne veut pas dire laisser tomber le reste, mais simplement ne pas abandonner à mi-chemin, puis de faire un suivi sur les actions le moment venu.
La transparence : être prêt à discuter des vrais enjeux, à remettre en question des idées préconçues et à se faire challenger sur des éléments qu’on croyait coulés dans le béton. Il est sain de se remettre en question et de s’assurer que les bonnes décisions ont été prises pour les bonnes raisons.
Par où commencer ?
Selon les objectifs et les moyens/ressources disponibles, il y a des outils et des experts à votre disposition.
Il est facile de trouver des questionnaires sur l’Internet en lien avec le sujet que vous désirez approfondir. Ces questionnaires peuvent soit être imprimés et distribués aux employés ou remplis en ligne. Certains organismes (souvent publics ou parapublics) offrent des outils d’analyse gratuits produisant des tableaux et des recommandations qui pourront vous aider à élaborer des plans d’action. Bien que moins dispendieux, ces derniers exigeront plus de temps pour organiser, exécuter et interpréter les résultats, et ceux-ci pourraient être moins complets.
Avoir recours à des experts externes en gestion du risque ou en amélioration de processus est un investissement, tout comme les examens dentaires ou mécaniques; le temps et l’énergie économisés ainsi que la qualité des résultats et des recommandations obtenus dépassent souvent ce qu’un novice peut réaliser.
Procéder à un « check-up » diagnostic d’entreprise est un moyen facile d’en assurer la pertinence et la pérennité, avoir des informations cruciales pour prendre des décisions éclairées et démontrer votre ouverture face à l’amélioration – à vous d’agir !
« Celui qui regarde dehors rêve. Celui qui regarde à l’intérieur s’éveille. »
– Carl Gustav Jung
