Avant de commencer la rédaction, questionnez-vous…
- S’il s’agit d’une communication confidentielle, est-ce pertinent de l’envoyer par courriel ?
- Quelles sont vos intentions ?
- Est-ce que la personne qui recevra votre courriel comprendra ou pas vos intentions ?
Soyez direct dans votre objet
- Assurez-vous que cela suscite l’intérêt de la personne à qui le courriel est destiné.
Allez à l’essentiel tout en utilisant des phrases plus expérientielles, comme celles qui suivent :
- Je prends l’initiative de vous contacter parce que…
- Je m’intéresse à…
- J’ai lu que…
- Je me permets de vous contacter, étant donné que…
- Je souhaiterais planifier une rencontre avec vous…
- Écrivez et communiquez avec clarté et finesse.
- Observez la vitesse à laquelle vous écrivez et la force de votre frappe sur le clavier, écoutez le bruit que vous faites en tapant votre texte; cela indiquera peut-être votre intention…
- Vérifiez votre grammaire et votre orthographe à l’aide d’Antidote.
- Relisez vos courriels importants à haute voix avant de les envoyer.
Interrogez-vous
- Comment réagiriez-vous si votre courriel était affiché à la vue de tous, sur un babillard, dans la salle de repos de vos bureaux ou sur Facebook ?
- Quelle empreinte laisserez-vous ?
- Songez à l’accueil que l’on fera à votre courriel; si vous hésitez, vous avez votre réponse, ne l’envoyez pas.
- En quoi la rédaction et l’envoi d’un courriel peuvent-ils affecter votre crédibilité ?
- Comment inspirez-vous confiance dans vos courriels ?
- Comment vos clients peuvent-ils percevoir l’expérience-client dans vos écrits ?
À éviter
- Rédiger un courriel en majuscules, en couleur, en caractères gras avec un fond non approprié.
- Écrire un courriel pour s’en débarrasser, on en percevra le ton.
- Si vous devez écrire un courriel moins agréable, ne le faites pas précipitamment, juste avant un rendez-vous urgent ou un déjeuner d’affaires, par exemple.
- Inscrire dans l’objet: Présentation de services ou de produits, aubaines à ne pas manquer, offre de services
- Mettre trop de gens en copie conforme; il est important de se questionner sur votre intention à ce sujet.
- Utiliser trop souvent la fonction haute priorité, son utilisation trop fréquente peut manquer de sérieux à la longue.
Si votre message se transmet par un autre moyen qu’un courriel, pouvez-vous appliquer plusieurs des exemples mentionnés dans vos autres communications ?
