Atteindre la sérénité financière
Par Nathalie Bureau, spécialiste en gestion de temps
Des étapes simples pour reprendre le contrôle avec la paperasse financière
Avez-vous des factures qui traînent dans le fond d’un tiroir, des papiers d’impôt dans votre sac d’ordinateur et de vieux reçus de transactions bancaires dans le coffre à gants de votre voiture? Il est facile de se sentir dépassé par toute la paperasse financière nécessaire à la bonne tenue de votre entreprise. Cependant, organiser ses piles de factures, garanties et papiers d’assurance est payant, littéralement. En changeant le chaos vers le contrôle, il y a moins de frais liés à des paiements tardifs, et vous pouvez bénéficier de tous les retours du gouvernement, car vous possédez tous les papiers justificatifs.
Pouvez-vous retrouver un document sur demande, qu’il soit papier ou électronique, en moins de 20 secondes? C’est pourtant le temps que cela devrait vous prendre. Si ce n’est pas le cas, voici des astuces qui vous aideront à reprendre le contrôle de vos finances.
Regroupez tout!
Il faut d’abord regrouper toute la paperasse financière que vous possédez. Prenez une grande boîte et ouvrez chaque tiroir ou arpentez chaque tablette de votre bureau où des documents budgétaires sont susceptibles de se trouver. Pensez aux pochettes de votre sac de travail aussi. Videz votre sac à main et fouillez sous vos sièges de voiture pour trouver des reçus d’essence. Ramassez chaque papier que vous avez accumulé dans les derniers mois (ou dernières années!). Mettez maintenant de la musique relaxante et dirigez-vous vers votre bureau (que vous aurez dégagé au préalable) pour vider votre boîte.
Roulez vos manches
C’est le temps de classer. Prenez chaque papier, un à la fois, et placez-le dans une pile. Par exemple, les factures des services gouvernementaux vont dans une pile « Gouvernement ». Les papiers de garanties et guide d’instructions dans une pile « Garanties et instructions ». Il est avisé de créer un dossier pour ce type de papiers, car ils seront faciles à repérer le jour où votre ordinateur vieux de cinq mois rendra l’âme le matin où vous en avez justement le plus besoin. Vous connaissez bien les divers postes budgétaires de votre entreprise. Faites une pile pour chacun, que vous aurez identifiée pour éviter les erreurs.
Classez-les
Le classeur est notre ami. Assurez-vous d’en dédier certains tiroirs qui vous laisseront suffisamment d’espace pour classer tout ce que vous avez présentement et ce que vous prévoyez accumuler. Même si leur coût est un peu plus élevé, utilisez des chemises de diverses couleurs qui représenteront les différents postes budgétaires dans votre entreprise. Ce sera facilitant pour tous. Prenez le temps de créer les onglets qui s’y rattachent. Un document mal classé est un document perdu! Il en est de même informatiquement.
Créez les dossiers et sous-dossiers pour pouvoir vous y retrouver. Assurez-vous d’avoir une nomenclature commune si vous êtes plusieurs personnes à pouvoir y déposer des documents.
Déterminez un lieu d’appartenance
Il est tout à fait normal que vos papiers aboutissent un peu partout si vous n’avez pas décrété un lieu qui sera celui dédié à les recevoir, ce que j’appelle un « lieu d’appartenance ». Ainsi, si vous êtes souvent sur la route, munissez-vous d’une mini pochette opaque (pour éviter la décoloration des reçus) en plastique (pour éviter les dégâts causés par la gadoue, entre autres) dans laquelle vous glisserez vos reçus de restaurant ou d’essence. Voir photo ci-dessous. Une fois par semaine ou par mois, vous la rentrez au bureau pour faire vos comptes.
De même, ayez un plateau de réception pour les autres documents financiers dans votre bureau; cela évitera qu’ils ne s’éparpillent. Une fois traités, ils iront se loger dans les dossiers de votre classeur que vous avez préalablement créés. Cela exigera un minimum d’effort pour vous installer, mais générera un maximum de résultats par la suite.
Gelez du temps dans votre horaire
Déterminez le moment de la semaine ou du mois où vous vous attaquerez à la gestion de ce type de paperasse, inscrivez-le à vos tâches et tenez-vous-y. Vous verrez que le maintien régulier est beaucoup moins fastidieux que de devoir rattraper du travail en retard.
Voilà! Pas si difficile, finalement, non? Si cela vous semble trop complexe, sachez que des gens spécialisés dans la gestion du temps et des espaces comme moi peuvent vous aider à atteindre la sérénité financière.
Nathalie Bureau
lartdelorganisation.com | 819 698-9249
