Comme dans toute entreprise, certaines tâches sont coûteuses en temps, le processus « Lean Kaizen » permet d’améliorer concrètement le rendement de votre entreprise en haussant la qualité du travail et en réduisant les coûts d’exploitation. Un exemple très concret de « Lean Kaizen » est la modélisation des communications.
Tout entrepreneur doit rédiger des documents de communication (lettres, courriels, notes, invitations, etc.) qui, bien qu’essentiels, consomment beaucoup de temps tout en étant répétitifs. Lorsque je discute avec des entrepreneurs de meilleures pratiques d’affaires, j’aborde toujours la question de la modélisation afin d’améliorer rapidement et simplement l’exécution de ce type de tâche.
Depuis quelques années, j’applique la modélisation à mes communications pour améliorer ma productivité et simplifier mes processus. En créant des modèles de lettres et de courriels pour de multiples destinataires — servant à certaines périodes de l’année ou employés sur une base régulière — j’économise beaucoup de temps. Non seulement est-ce un excellent moyen d’éviter de réinventer la roue chaque fois, mais cela permet aussi de s’assurer de l’uniformité du message pour toutes les communications.
Par exemple, si vous envoyez un mot de remerciement à vos clients potentiels après chaque rencontre (en fait, j’espère vraiment que vous le faites !), vous pouvez vous créer deux ou trois messages types destinés à différentes catégories de clients. Donc, au lieu de partir de zéro, vous employez un de ces modèles qu’il vous suffit de personnaliser en ajoutant ou en modifiant une ou deux phrases.
Voici une liste de situations où vous pouvez vous servir de modèles de lettres afin d’épargner temps et énergie :
- Note de remerciement
- Lettre de remerciement pour inscription à votre liste d’envoi (si vous éditez une infolettre ou publiez un blogue)
- Lettre de remerciement pour inscription à votre réseau LinkedIn
- Invitation à des rencontres
- Ordre du jour de rencontres (clients, clients potentiels, centres d’influence)
- Lettre de suivi de rencontres (clients, clients potentiels, centres d’influence)
Si vous vous servez d’Outlook, vous pouvez enregistrer ces modèles de document avec la fonctionnalité blocs de texte réutilisables (QuickPart) ou simplement créer un document Word que vous enregistrerez sur votre bureau (Desktop).
S’il est judicieux d’utiliser des lettres types pour les communications répétitives, il est non moins important de veiller à la qualité de celles-ci, car vos lettres, courriels et autres documents contribuent à votre image professionnelle.
N’oubliez pas que suivant les circonstances, vous devrez personnaliser votre message et que dans certains cas il vous faudra rédiger un message différent. Les modèles de lettre ou lettres types sont un moyen efficace de simplifier vos communications; ils peuvent servir jusque dans 90 % des cas où vous devez transmettre un message.
Cet exemple de modélisation est une application très concrète du « Lean Kaizen » pour concilier l’efficience et la qualité de votre travail. Ce processus peut s’appliquer à plusieurs aspects de votre pratique d’affaires. Avec votre équipe, faites un diagnostic de toutes les tâches répétitives (mais essentielles) afin de déterminer quels changements seront les plus profitables. Vous serez surpris du temps que vous dégagerez et que vous pourrez réinvestir pour rehausser la qualité de l’expérience client que vous offrez. Un effet wow… indirect !
