Avez-vous cartographié vos processus?

Une entreprise qui produit des biens ou offre des services définit des façons de faire, des méthodes de travail ou des procédures et les transforme en documents qui sont appelés des « processus ». Il existe plusieurs types de processus, mais ceux qui sont les plus utilisés sont les processus d’affaires et les processus opérationnels.

Un processus est une séquence d’activités interreliées se déclenchant à partir d’un évènement de début et qui transforme celui-ci en un évènement de fin de processus et ajoute de la valeur mesurable au processus. De son côté, la cartographie est la représentation graphique détaillée du processus.

La cartographie des processus permet :

• Aux dirigeants de l’entreprise :
  • D’identifier qui fait quoi
  • De visualiser les relations clients-fournisseurs
  • De définir les responsabilités entre les acteurs
  • De décrire les relations entre les rôles
  • De mettre en évidence la transversalité des processus
  • De déceler les difficultés entre deux ou plusieurs processus
• Aux employés :
  • De se situer dans le fonctionnement de l’entreprise
  • De savoir quel est leur rôle dans la satisfaction du client

Cartographier les processus d’une entreprise peut être un projet en soi, mais cela est rentable pour celle-ci. Elle permet de s’assurer que le client a été placé au cœur des préoccupations et assurer des activités à valeur ajoutée depuis les fournisseurs aux clients.

Un outil facilitant lors de la cartographie des processus est l’outil Fournisseurs, Intrants, Processus, Extrants, Client (FIPEC).  Il permet :

• L’identification des fournisseurs internes et externes
• Les intrants alimentant le processus
• Une description des activités transformant les entrées en sorties
• La liste des extrants à destination des clients
• L’identification des clients recevant les extrants

La structure des processus est importante lors de la cartographie de ceux-ci, puisqu’elle représente une vue d’ensemble de l’activité d’une entreprise et de l’organisation du travail.

Afin de procéder à la cartographie d’un processus, il existe différents outils sur le marché, tels Visio, Lucidchart ou Smartdraw. Ces logiciels, destinés à la cartographie de processus vous offrent des gabarits qui peuvent être personnalisés afin de faciliter cette tâche. Avant de se lancer dans un tel projet, il convient de bien choisir le logiciel, selon ses fonctionnalités, que vous pourrez utiliser pendant un certain nombre d’années.

Également, avant de se lancer dans la cartographie de vos processus, il convient de se positionner sur un système de notation. Je vous suggère fortement la notation BPMN (Business Process Model Notation), qui est une norme reconnue, indépendamment du logiciel utilisé. Elle permet de documenter simplement des processus complexes.

Cet exercice de cartographie de vos processus d’affaires ou opérationnels vous permettra d’avoir une vue globale de vos opérations et d’identifier les possibilités d’amélioration.