2/3 article sur le sujet. Cette semaine :
La participation et le déroulement de la foire
Il est souhaitable d’arriver quelques jours à l’avance sur le site de la foire pour se remettre du décalage horaire, pour obtenir les cartes d’accès du personnel sur les lieux de la foire, pour s’assurer du montage du kiosque et de son aménagement et même parfois pour se mêler de l’accélération du processus de dédouanement dans certains pays. Il est toujours préférable de faire affaires avec le transitaire de la foire qui a un bureau sur place ou encore avec un transitaire reconnu mondialement affilié à une boite locale.
Pour le matériel promotionnel, il toujours difficile de faire parvenir du matériel à l’avance à moins que votre offre ne bouge dans un laps de temps d’environ 3 mois ou 90 jours avant la foire. Sinon, je vous suggère de le faire parvenir par fret aérien ou de l’amener avec vous. Le mieux est toujours de calculer ce qui est le plus avantageux financièrement pour votre entreprise.
Je dois avouer que le matériel promotionnel écrit (brochure) est habituellement lourd et qu’il est préférable de le faire parvenir par bateau avec vos équipements ou par fret aérien si votre offre a changé depuis. Idéalement, il est préférable de télécharger un matériel plus complet sur une clé USB, avec un accès au site web de votre entreprise, et de la remettre aux personnes rencontrées à la foire. Ce qui vous évitera d’avoir à transporter du matériel papier.
Lors du déroulement de la foire, chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle bien précis. Cependant chaque personne qui se présente au kiosque doit être prise en charge et surtout pré-qualifiée afin de savoir s’il s’agit d’un client sérieux, d’un client curieux ou à la limite d’un concurrent.
Avec les invitations, il y a toujours quelques annulations ou des personnes qui ne respectent leur rendez-vous et cette situation vous offre toujours la possibilité de rencontrer des personnes intéressées qui n’étaient pas prévues à l’agenda. On y fait toujours, selon mon expérience, des rencontres intéressantes.
N’oubliez pas qu’une foire commerciale, comme celles mentionnées au début de cet article, est l’endroit idéal pour faire des annonces publiques telles le lancement d’un nouveau produit, de nouvelles ententes commerciales ou encore de nouveaux partenariats. C’est pourquoi il est toujours souhaitable d’avoir un ou une relationniste qui s’occupera sur place des médias pour les entrevues et la préparation des communiqués de presse. Cette personne aura également à la salle des médias prévue à cet effet.
Au début comme à la fin de la chaque journée, il faut motiver les ressources présentes afin de rappeler les objectifs de vente auxquels tous les membres de l’équipe de vente doivent adhérer et participer. Une mesure de l’atteinte de ces objectifs devra être accessible à tous ceux et celles qui y prennent part.
Souvenez-vous qu’une foire commerciale doit générer 10 fois en revenu le coût de votre participation à une foire. Cependant, ce retour sur investissement peut prendre plusieurs mois à se réaliser car les bons de commande attendus n’entreront pas les jours suivant votre retour au bercail.
Aussi il est impératif d’avoir pris en note, peu importe le moyen utilisé, le nom et les coordonnées de tous les participants qui sont passés à la foire et ce, quotidiennement. Pour ma part, je recommande qu’une liste soit établie au fur à mesure de la présence de clients actuels et futurs si possible sinon il faut la dresser en fin de journée avec l’aide des membres de l’équipe de vente qui ont rencontré les intéressés.
Pour lire le premier article sur la préparation avant la foire
